Fieldside
Fieldside standaardiseerde zijn administratieve processen met behulp van enkele interne applicaties, op maat gemaakt door Contribute.
- Bedrijf
Fieldside - Uitdaging
Om efficiëntie van de cluster te verhogen, was er nood om administratieve processen te standaardiseren. - Oplossing
Contribute ontwikkelde enkele applicaties op maat met Oracle APEX. Deze garanderen hogere efficiëntie en security, terwijl de kosten gedrukt worden.
Contribute stroomlijnt administratieve processen met applicaties op maat
Fieldside is een ecosysteem van verschillende competentiecenters, elk met hun eigen identiteit, expertise, werknemers… Vanuit Fieldside worden deze deelbedrijven ondersteund met enkele shared services, waaronder administratie, sales, HR en marketingcommunicatie. Hierdoor krijgen de bedrijven de kans om zich meer te focussen op hun core business.
Om efficiëntie van de cluster te verhogen, werden alle administratieve processen gestandaardiseerd met behulp van enkele interne applicaties. Contribute – deelbedrijf van de Fieldside cluster – schakelde haar APEX team in om de applicaties op maat te ontwikkelen.
Gestroomlijnde facturatie
De eerste stap, was het optimaliseren van de sales en facturatie flow. Voordien werden financiële afspraken en bestellingen via verschillende kanalen gecommuniceerd, per mail, mondeling, via geprinte documenten of via andere kanalen. Hierdoor was het voor de administratiedienst moeilijk om een duidelijk overzicht te behouden.
Om dit proces te stroomlijnen, bouwde Contribute een backoffice applicatie. Hierin kunnen accountmanagers gemaakte sales afspraken en contracten toevoegen en indien nodig aanpassen. Het admin team krijgt een duidelijk overzicht en kan op een ordelijke manier het hele proces opvolgen, van de getekende offerte tot effectieve facturatie. Dit zorgt niet alleen voor een duidelijkere communicatie tussen sales en admin, maar ook voor een lagere werkdruk. Bovendien werd de foutenmarge ook aanzienlijk verlaagd waardoor er minder correcties en credit nota’s nodig zijn, wat de communicatie met klanten verder bevordert.
Gestandaardiseerde cv’s voor consultants
Vervolgens werd er een cv-tool ontwikkeld, ter ondersteuning van de consultants. “Onze core business is consultancy.”, vertelt Pascal Van Meerbergen, Managing Partner van Fieldside. “In het verleden werden cv’s bijgehouden in Word documenten. Elke cv had zijn eigen opmaak en het was moeilijk om op te volgen of een cv up-to-date was. Daarom zochten we naar een applicatie om dit te centraliseren en standaardiseren.”
In de cv-tool kunnen consultants eenvoudig de nodige informatie toevoegen, waarna de cv in de lay-out van het juiste deelbedrijf gegenereerd wordt. Manueel werk wordt zo vermeden en de kwaliteit van cv’s werd geoptimaliseerd, wat het professionalisme naar klanten toe ook verhoogde.
Omdat het een maatwerk applicatie is, konden er ook makkelijk extra functionaliteiten toegevoegd worden. “Voor bepaalde grote klanten, moeten we cv’s aanleveren in een vast format of een bijzondere stijl aanhouden.”, gaat Pascal Van Meerbergen verder. “In de cv-tool kunnen we templates op maat opbouwen zodat we steeds aan alle richtlijnen van de klant voldoen. Daarnaast hebben we ook extra zoekfunctionaliteiten laten toevoegen. Er kan onder andere een vraag van een klant komen om een aantal profielen aan te leveren van consultants met bepaalde vaardigheden. We kunnen de tool bijvoorbeeld makkelijk vragen om alle cv’s te geven van consultants met meer dan 5 jaar ervaring in Oracle SQL. Zo kunnen we snel de juiste cv’s meesturen naar de klant.”
GDPR proof met kostenapplicatie
Ten slotte, ontwikkelde Contribute ook een kleine tool ter ondersteuning van het sales team in hun verkoop van consultants en projecten. Wanneer zij consultants voorstellen aan een klant, moeten zij ook de kostprijs van die medewerker kunnen doorgeven.
“Omdat niet zomaar iedereen inzicht mag hebben in de berekening hiervan, berekent de kostenapplicatie dit voor hen.”, legt Pascal Van Meerbergen uit. “Zo vermijden we dat iemand per ongeluk ongewenst inzicht zou krijgen in persoonlijke gegevens van andere medewerkers en blijven we voldoen aan alle eisen omtrent privacy.”
De flexibiliteit van maatwerk
“Voor elk van de applicaties hebben we eerst nagegaan of er geen bestaand alternatief was.”, verduidelijkt Pascal Van Meerbergen. “Onze doelstellingen waren op sommige vlakken echter zo specifiek, dat we echt maatwerk applicaties nodig hadden. Bovendien zijn we een IT-bedrijf. Dus als we geen kant-en-klare oplossing vinden, bouwen we deze zelf. Hiervoor keken we naar het APEX team van Contribute. Dankzij het low code framework konden er snel applicaties gebouwd worden die ook een mooie look & feel hebben. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om alles te centraliseren op Oracle OCI Cloud. Dit brengt niet alleen enkele praktische voordelen, maar laat ons ook toe om meer in te spelen op GDPR noden. We kunnen afdwingen dat alle data geëncrypteerd is en steeds veilig bewaard blijft.”
“Dankzij de gestroomlijnde processen kunnen we niet alleen de bedrijven binnen onze cluster ontzorgen, maar ondersteunen zij ook onze ISO 9001 certificatie rond kwaliteitsmanagement en ISO 27001 certificatie rond informatie veiligheid. Hiermee tonen we aan dat we kwaliteitsvol omgaan met onze processen en hebben we deze processen en risico’s in kaart gebracht en gedigitaliseerd om deze continu te verbeteren.”, sluit Pascal Pascal Van Meerbergen af.
Contribute bouwde niet alleen de applicaties, maar staat ook in voor het onderhoud. “Elk van de deelbedrijven heeft zijn eigen noden voor de tools. Deze worden gebundeld en bezorgd aan ons APEX team.”, vertelt Filip Huysmans, Managing Partner bij Contribute. “Wij doen dan de nodige aanpassingen, waardoor de tools steeds best passend zijn voor de wensen en noden van onze cluster.”
De flexibiliteit van maatwerk
Omdat de applicaties volledig op maat van de Fieldside cluster gebouwd zijn, hebben ze als bijkomend voordeel dat ze erg flexibel zijn en processen tussen de deelbedrijven 100% gealigneerd kunnen worden. “De applicaties worden door de 9 deelbedrijven van onze cluster gebruikt.”, gaat Filip Huysmans verder. “Dankzij de applicaties garanderen we hogere efficiëntie door centrale rapportering en consolidatie. Iedereen werkt op dezelfde manier, waardoor er ook makkelijker kan ingesprongen worden wanneer iemand onverwacht wegvalt of er sneller kan geschakeld worden als er problemen of vragen zijn. Fieldside kan nu ook veel kostenefficiënter werken. De security en efficiëntie is verhoogd, terwijl kosten verlaagd zijn, zowel op vlak van hosting als nodige werkuren voor bepaalde processen.”
Vanwege het succes van de maatwerkapplicaties, zit er al een nieuwe tool in de pipeline. Deze keer gaat het om een HR-applicatie, ter ondersteuning van het volledige HR proces (on- en offboarding, evaluaties, opleidingen…). Daarnaast werkt het APEX team ook volop aan een GDPR-applicatie die niet alleen intern, maar ook voor klanten zal ingezet worden.
Met de applicaties kunnen we de efficiëntie van onze administratieve processen aanzienlijk verhogen. Bovendien kan Contribute dankzij het low code framework snel applicaties bouwen die ook een mooie look & feel hebben. We hebben dan ook al enkele andere tools in de pipeline zitten.
Pascal Van Meerbergen
Onze andere Cases
Onze kijk gaat ook breder. We helpen jou graag om jouw businessdoelen te bereiken en daarvoor bieden we steeds de beste oplossing op maat van jouw noden. Heb je een specifieke vraag of behoefte die zich buiten het Oracle-portfolio situeert? Ook hier helpen we jou graag met verder!
Oracle and beyond
Al jarenlang zijn wij de expert in het bouwen van oplossingen met Oracle tools en platformen.
Contacteer ons